Asset Management Transformation: Como potencializar a gestão de ativos nas empresas
Por definição contábil, os ativos imobilizados (ou ativos fixos), são formados por um conjunto de bens necessários para a manutenção e perenidade das atividades empresariais, formados por bens tangíveis (edifícios, máquinas, equipamentos e outros) e por bens intangíveis (softwares, licenças e patentes). Também são considerados como ativos os recursos aplicados ou já direcionados à aquisição de bens de natureza tangível, mesmo que ainda não estejam em operação, como por exemplo construções em andamento.
A temática Gestão de Ativos apresenta elevada relevância para qualquer segmento de atuação e porte de uma organização, seja ela privada ou pública, uma vez que a gestão de ativos influencia em operações seguras, obrigações regulatórias e, do ponto de vista contábil, valores dos ativos imobilizados — aquisição, depreciação ou residual — que são aplicados em relatórios financeiros direcionados para investidores e credores na valoração da companhia.
Com isso, a gestão dos ativos compreende um conjunto de ações focadas em garantir a eficiência e eficácia das atividades relacionadas ao ciclo de vida destes ativos, para a identificação dos recursos e requisitos necessários para a gestão destes ao longo de toda a cadeia de valor.
No que tange a cadeia de valor dos ativos, podemos resumi-la em 5 grades processos. São eles:
· Aquisição: O processo de aquisição permeia toda a parte de planejamento do CAPEX até a aquisição efetiva de um bem/material. Os subprocessos que estão por baixo deste pilar referem-se a todo o planejamento da demanda, orçamentação, direcionamento de Capex para os centros de custos necessários, confecção de contratos de fornecimento de materiais, cotação de preços, até a compra efetiva do bem.
· Ativação: Posterior a aquisição dos ativos, o próximo passo da cadeia refere-se à ativação, onde os ativos serão classificados, instalados/implementados e imobilizados. Este último subprocesso refere-se ao registro contábil do valor do ativo, onde a partir desta ação, o bem começa sua fase de depreciação — valor que os bens perdem ao longo do tempo pelo desgaste, uso.
· Operação: A partir do momento em que o ativo passa a ser imobilizado, inicia o seu ciclo de operação. Nesta etapa torna-se vital um acompanhamento específico por parte da contabilidade, para garantir a correta valoração do ativo ao longo da linha do tempo.
· Manutenção: A etapa de manutenção é direcionada pelas áreas operacionais, responsáveis por gerenciar os ativos em campo. A depender das condições de uso, obsolescência e performance, pode ser necessário realizar a manutenção ou mesmo a substituição de um ativo. Neste caso, é de suma importância a estruturação de processos integrados entre as áreas de operação/manutenção e a estrutura de contabilidade, para garantir que possíveis modificações e/ou atualizações nos ativos sejam refletidas, tanto nos sistemas de controle físico, quanto nos sistemas de controle contábil da organização.
· Desmobilização: Um ativo pode ser desmobilizado por diversos fatores, por exemplo: obsolescência, desgaste, furto, vandalismo, atualização tecnológica, etc. Para isto é de suma importância ter controles efetivos dos processos, para garantir que todo ativo que saia de cena fisicamente, seja refletido no controle contábil, garantindo assim a correta baixa contábil dos mesmos e, consequentemente, da companhia.
Para as empresas com alta utilização de CAPEX, a gestão de ativos é um processo de negócios altamente relevante, uma vez que o ativo está diretamente relacionado com o cliente final, e assim, se faz necessário garantir um nível de serviço ou entrega de um produto com qualidade.
Além disso, os diversos tipos de ativos, como equipamentos de diferentes tecnologias e modelos, implicam em uma elevada complexidade para garantir a rastreabilidade e identificação dos ativos, ou seja, identificar e rastrear constantemente localização física de cada um dos ativos, impactando na correlação de informações físico-contábeis ao longo dos seus ciclos de vida. A baixa rastreabilidade dificulta na previsão de demandas e recursos e geram gastos indevidos e excessivos.
Entretanto, para ser capaz de gerir os ativos de forma eficaz, as organizações necessitam superar burocracias desnecessárias e desafios que aumentam a morosidade das atividades, como:
· Processos complexos e descentralizados, os quais proporcionam baixo controle das atividades relacionadas aos ativos imobilizados;
· Utilização de diversos sistemas departamentais, legados, obsoletos e principalmente, sem integração entre eles. Isto é um dos principais fatores que geram, perdas informacionais, duplicidades de cadastro e divergências de informações sobre um mesmo item — quando comparado entre óticas físicas (o que se encontra em campo, na operação) e contábeis (os ativos registrados e valorados nos sistemas contábeis das organizações).
· Informações e procedimentos sem padrão definido e compartilhado com todos os colaboradores que executam estas atividades e com isto, resultam em diferentes métodos para executar a mesma atividade;
· Baixo aproveitamento de recursos com elevada taxa de atividades manuais, repetitivas, que não exigem tomada de decisão ou análises criteriosas;
· E como resultado de todas as demais complexidades, elevada dificuldade para rastrear um ativo ao longo de seu ciclo de vida.
Compreendendo tais complexidades, a everis traz como proposta a aplicação de tecnologias emergentes de digitalização e automatização de processos, que alinhadas por uma cultura organizacional transformadora são capazes de construir um modelo de gestão de ativos otimizado, colaborativo e com visibilidade e2e do ciclo de vida dos ativos.
Assim, identificamos a necessidade de ajustar as atividades envolvidas no ciclo de vida dos ativos, suportados pela: avaliação do cenário atual, identificação de lacunas e proposição de melhorias. Muitas das melhorias serão baseadas na aplicação cirúrgica de técnicas como:
· Lean: adoção de um modelo de trabalho enxuto e orientado para melhoria contínua, focando na revisão dos processos operacionais, na simplificação das atividades e burocracias desnecessárias, garantindo a eficiência dos processos com implementação de pontos de controle por meio de monitoramentos de indicadores de desempenho;
· Automatização: De forma complementar ao Lean, a automatização é uma ação proposta para reduzir o volume de ações manuais nos processos com a aplicação de tecnologias como RPAs (Robotic Process Automation). Este tipo de solução visa a redução de erros operacionais (muitas vezes ocasionados por inserções/interferências manuais incorretas no processo), bem como otimização do lead time de um processo, visto que um robô é capaz de executar tarefas repetitivas muito mais rápido, com mais exatidão e com melhor nível de controle que um humano.
· Transformação cultural: Garantir que os colaboradores dedicados às atividades de gestão de ativos sejam protagonistas das melhorias, acompanhando e controlando de forma autônoma o ciclo de vida dos ativos em uma visão fim-a-fim. Além disso, garantir a eficácia na interface das operações entre as automatizações e os humanos, mantendo o nível de serviço, integração e propondo melhorias que garantam a constante evolução da gestão de ativos;
· Blockchain: De forma simplificada, podemos caracterizar o blockchain como uma tecnologia que permite rastrear o envio e recebimento de alguns tipos de informações de forma on-line e autônoma. Funcionam como pedaços de códigos gerados on-line, que carregam informações conectadas — como blocos de dados que forma uma corrente — por isso o nome blockchain.
No âmbito de gestão de ativos, o blockchain proporciona a integração de todas as informações geradas e transmitidas ao longo de toda a cadeia do ativo em uma única plataforma, tal gestão é possibilitada com a implementação de Blockchain calibrado para capturar os dados físicos dos ativos, como armazenamentos, movimentações, estados de falhas, furtos e inventários, conciliando com dados contábeis. Assim, o Blockchain possibilita elevada veracidade de informações para a gestão de ativos gerar todos os relatórios financeiros necessários, além disso, os dados concentrados em uma única plataforma favorecem o controle por meio de KPIs com atualizações em tempo real.
A transformação da cadeia de ativos, com a aplicação de processos mais fluídos e tecnologias que simplificam a operacionalização, propiciam uma visão mais íntegra dos ativos, facilitando os processos de controle, auditoria e gestão do CAPEX. Além disto, garantem melhor qualidade no nível de serviço das empresas, impactando positivamente na experiência do cliente final.
Para iniciar esta transformação, torna-se indispensável que as companhias tenham uma visão integral dos processos que compõem a cadeia, implementando um modelo de governança efetivo, digitalização de processos críticos, bem como pontos de controle estratégicos que possibilite avaliar eventuais descumprimentos de regras e pontos de ruptura.
A everis possui vasta experiência na transformação da cadeia de ativos de seus clientes, desde o entendimento dos cenários e desafios, até a construção de modelos operacionais mais eficientes, aplicando uma visão integrada entre estratégia, tecnologia e capital humano, garantindo resultados estruturantes e perenes.
