Como manter seus ativos digitais eficientes ao longo do tempo: Aplicação de um case prático
Contexto do projeto
Uma organização de renome no Brasil passou por um processo de implementação de ferramentas de OCR+IA dentro de suas operações para automatização de atividades manuais e ganho de eficiência operacional.
Dentro deste contexto, a consultoria everis Brasil foi escolhida para estruturar a área de Curadoria de Ativos digitais para apoiar e monitorar o desempenho das ferramentas de OCR+IA e assim garantir o funcionamento eficiente de seus processos.
Neste artigo iremos apresentar como foi a experiência da estruturação da área de Curadoria para ativos digitais a partir das etapas apresentadas no artigo “Como manter seus ativos digitais eficientes ao longo do tempo? ”.
Abordagem
O projeto foi dividido em 4 fases, seguindo a metodologia do artigo “Como manter seus ativos digitais eficientes ao longo do tempo? ”, sendo elas:
Onde
- Foco de atuação: O objetivo desta etapa foi determinar qual estratégia seria adequada para a estrutura da Curadoria dentro da organização. Para isso, foram realizados estudos de caso de curadorias implementadas com sucesso em outros clientes, entrevistas com especialistas internos para a obtenção de conhecimento aprofundado acerca do tema e, por fim, entrevistas com as áreas do cliente envolvidas no projeto para levantamento das necessidades tanto de negócio, quanto de tecnologia.
Após todo o entendimento e identificação de necessidades, foi possível determinar como a Curadoria estaria disposta dentro da empresa. Para isso, foram estudadas possíveis estruturas ágeis para apoiarem as atividades da Curadoria como, por exemplo, centro de excelência, centros de inovação, áreas de melhoria contínua e comunidades. - Processos executados: Esta etapa teve como objetivo o desenho do modelo operacional da Curadoria. A partir dos objetivos definidos para o processo de Curadoria, foi possível realizar o detalhamento das atividades e rotinas de cada um deles.
Primeiramente, foram mapeados os processos envolvidos no processamento de documentos por OCR+IA e assim, determinadas as atividades necessárias para garantir o bom funcionamento destes. Para isso, foram realizados workshops visando a construção e entendimento dos processos, bem como o modo de execução, a periodicidade, entradas e saídas de cada um deles.
Com isso, foi possível desenhar o modelo operacional a ser adotado pela área de Curadoria da empresa. - Papéis e Responsabilidades: Com o foco de atuação do processo de Curadoria definido, foi necessário estabelecer quais seriam os papéis a serem desempenhados dentro desta estrutura e seus responsáveis por faze-lo.
Para isso, foram definidos os conhecimentos e as habilidades necessárias para a realização de cada atividade, assim como o levantamento no organograma institucional para identificação dos profissionais disponíveis e capacitados. Com base nestes mapeamentos, definiram-se os papéis necessários dentro da Curadoria, representando tanto os interesses de negócio, quanto os de tecnologia.
Além disso, definiu-se o modelo de governança da Curadoria, mapeando os modelos de relacionamento entre os envolvidos, artefatos, rituais, treinamentos, guias e comitês necessários para o bom funcionamento dos processos. - Ferramentas do Processo: A partir da definição dos processos, foram identificadas quais eram as ferramentas necessárias para que os mesmos fossem operados.
Para isso, foram estudadas as necessidades das áreas em relação a visualização de dados, facilidade do entendimento de resultados e apresentação de indicadores de Curadoria. Além disso, foram realizadas pesquisas de mercado, buscando ferramentas disponíveis que pudessem auxiliar no desempenho dos processos de Curadoria.
Para definir os indicadores necessários para a avaliação de desempenho da ferramenta de OCR+IA e do processo de Curadoria, foram realizados fóruns envolvendo tanto áreas técnicas, quanto de negócios para determinação do modo de extração de dados e métricas dos indicadores.
Além disso, foi desenvolvido um protótipo parametrizado para simular a extrações de dados de alguns documentos e assim, visualizar indicadores relevantes para o processo e como interpretá-los.
Conclusões
Após a definição da estrutura da Curadoria e de seus instrumentos, foi realizada uma etapa de capacitação com o objetivo de formar multiplicadores de conhecimento e validar todo o conceito definido ao longo do projeto com futuros membros da Curadoria.
A capacitação foi dividida em duas partes, sendo a primeira parte com o objetivo de passar todos os conceitos teóricos envolvidos no processo de Curadoria. Já a segunda parte foi voltada para a aplicação de cases práticos, onde foram simuladas situações de rotina da curadoria e assim, consolidados os conhecimentos sobre o tema.
Toda a construção dos processos, ferramentas e papéis e responsabilidades foi realizada conjuntamente com o cliente e validada tanto em comitês (para direcionamento das necessidades do cliente e validação de entregáveis), quanto com especialistas internos. Desta forma, foi possível co-criar as entregas de modo a adequar as soluções às necessidades do cliente e obter o resultado almejado pela instituição.
