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Juliana Blasbalg e Jorge Alberto Barouch | Business Analyst e Business Consultant | everis Brasil

Como manter seus ativos digitais eficientes ao longo do tempo?

Com o avanço da transformação digital, a implantação de novas tecnologias como RPAs, smart workflows, Inteligência Artificial, entre outros, nos processos operacionais tem se tornado uma das principais diretrizes das estratégias empresariais. Porém, para que possam manter a performance ao longo do tempo, estas novas tecnologias devem passar por constantes manutenções.

Entre as tecnologias disponíveis para a automação de processos operacionais encontram-se os OCRs (Optical Character Recognition). O OCR é uma ferramenta de leitura e processamento de documentos que, combinado com elementos de IA, permite a extração automática de dados em documentos físicos, possibilitando assim funcionalidades como o cadastro automático de clientes.

A adoção dessas tecnologias não é uma tarefa simples. Incluir uma solução de OCR no processo é uma tarefa que necessita de um forte engajamento de diversas áreas da companhia, principalmente quando esta tecnologia necessita desenvolvimento e calibração constantes.

Uma vez definido o processo no qual a tecnologia será implantada e os objetivos que se deseja atingir com a implantação deste ativo é preciso mapear as necessidades de negócio, impactos na operação e possíveis riscos no processo.

Após implementada a solução, é necessário realizar ajustes e calibragens a fim de manter a performance do OCR na operação ao longo do tempo de uso. Não fazer esses ajustes e calibragens fará com que a performance do OCR caia ao longo tempo, se gerando desgastes e apresente falhas, demandando mais esforço à operação humana, uma vez que novos padrões de documentos são gerados, layouts são atualizados, documentos são descontinuados, etc.

E justamente para manter a performance do OCR, surge a função da Curadoria, um grupo de colaboradores com conhecimento das operações e de tecnologia com foco em acompanhar o desempenho da tecnologia e tratar as exceções com retroalimentação constante do processo.

A curadoria atua, conjuntamente com as esteiras operacionais, identificando anomalias e oportunidades de melhoria, executando ajustes simples nas ferramentas, treinando novos documentos e gerando inputs para evolução do OCR, sendo alimentada por dashboards operacionais.

A Curadoria é um importante instrumento quando se trata de ativos de Inteligência Artificial, como o OCR. Seu papel é avaliar, corrigir, treinar e desenvolver a Inteligência Artificial, buscando garantir o bom funcionamento da ferramenta e seus processos.

Neste sentido, o papel do curador e as atividades relacionadas a ele são de extrema importância para manter o ativo digital sadio e em pleno funcionamento.

Dessa forma, para que seja possível a estruturação de uma Curadoria, recomenda-se seguir as seguintes etapas, indicadas na figura abaixo:

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Fonte: Elaborado pelos autores

1. Definir o foco de atuação: A estrutura da curadoria pode ser classificada como centralizada ou descentralizada.

Em uma estrutura centralizada há uma equipe de curadores única para todos os processos que contemplam OCR de uma mesma instituição. Os curadores precisam conhecer a fundo as regras de negócios dos processos e conseguir atender as necessidades de todas as áreas que utilizam a tecnologia.

Já uma estrutura descentralizada baseia-se na distribuição dos curadores nas diferentes áreas de negócio da empresa que possuem a tecnologia em seus processos, de forma que existam curadores especializados para cada processo de negócio.

2. Definir os processos que serão executados pela curadoria: A partir da análise dos processos de negócio e o foco de atuação da curadoria é possível definir seus objetivos e, a partir daí os processos e atividades. Os processos devem ser compostos por:

  • Atividades voltadas para o acompanhamento da performance dos OCRs;
  • Identificação de erros ou necessidade de ajuste e avaliações pontuais e periódicas das ferramentas;
  • Apoio ao time de tecnologia na avaliação de novos fornecedores, provendo o conhecimento necessário das regras de negócios envolvidas.

3. Definir papéis e responsabilidades dentro da curadoria: A partir da definição do foco de atuação e de seus processos é necessário avaliar a composição do time de Curadoria. Para tal, é necessário definir os conhecimentos fundamentais para a execução dos processos e assim determinar os responsáveis pela execução de cada etapa.

A definição dos papéis e responsabilidades na Curadoria deve levar em conta a estrutura organizacional atual da companhia, considerando integrantes pertencentes às áreas de negócio e tecnologia. Além disso, treinamentos de capacitação devem ser estruturados de forma a garantir que a gama de conhecimentos e o know-how estejam contemplados dentro do processo de Curadoria.

4. Definir as ferramentas utilizadas pela curadoria: Uma vez que os processos e papéis e responsabilidades estão definidos, é necessário levantar quais são as ferramentas que darão apoio à execução das atividades da Curadoria, lembrando-se que a Curadoria é uma função orientada a dados e, por isso, é necessário que haja uma munição de informações para a tomada de decisão. Para isso, são necessárias ferramentas de dashboard para a estruturação e apresentação de indicadores que permitam a análise da performance do OCR e da produtividade do processo. Além disso, o processo deve contemplar outras ferramentas de apoio como: simulador de limiares, gerador de amostras de processamento e banco de dados com informações originais para comparação com dados extraídos. Para que se tenha esse ferramental, é necessário explorar as soluções disponíveis que atendam estas demandas.

Uma vez que a Curadoria de OCR for estruturada, é necessário que o processo se retroalimente constantemente, ou seja, a cada treinamento, correção ou ajuste deverá haver uma redução na quantidade de tratativas manuais dentro do fluxo.

A Curadoria é um processo ongoing e que busca a otimização e melhoria do desempenho dos ativos digitais. Sendo assim, todos os envolvidos no processo devem estar engajados e manter uma boa comunicação entre si para garantir que o fluxo funcione corretamente.

Assim, com a garantia e confirmação do desempenho das ferramentas de inteligência artificial, a Curadoria garante a automação dentro dos processos operacionais, trazendo cada vez mais ganhos de eficiência operacional e qualidade para as atividades executadas.

Em um momento de transformação digital e busca por redução de processos manuais, é essencial ter certeza de que os fluxos automáticos funcionem de forma confiável e segura e a curadoria vêm a endereçar esse ponto.

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Exponential intelligence for exponential companies

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