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Bruno Brito, Diane dos Reis Farina e Fernanda Y. Ferreira | Digital Strategy Manager, Senior Consultant e Senior Consultant | everis Brasil

Como selecionar a plataforma mais aderente para modelar os processos de negócio

Quando o assunto é o ciclo de melhoria contínua dos processos organizacionais torna-se latente a necessidade de documentar os fluxos de atividades, os processos organizacionais como um todo, possibilitando assim materializar a realidade atual e as propostas de melhorias.

Os fluxos de atividades, independente da notação utilizada, são muito úteis para documentar como um processo é realizado para fins de compliance, treinamento e como base para identificar melhorias, além de tangilibilizar melhorias nos processos, possibilitando uma visão holística e servindo como base para mudanças organizacionais.

No entanto, quando esta necessidade bate à porta nos deparamos com ampla gama de plataformas que possibilitam este tipo de documentação, de materialização, existindo mais de 190 plataformas disponíveis no mercado com a capacidades de mapeamento de processos.

E pensando em amenizar esta dor apresentamos, neste artigo, um método de avaliação que facilita a identificação da plataforma para mapeamento de processos mais aderente às necessidades da sua companhia.

Utilizamos esse método tanto internamente quanto nos nossos clientes, a fim de propor a utilização de uma plataforma que não gere custos adicionais e adicione valor às entregas.

Antes de aprofundar na temática dos critérios de seleção, vamos falar um pouco do ciclo de melhoria contínua, que muitas vezes caminha com o conceito de processos organizacionais e que busca permitir o alcance de resultados cada vez melhores.

Quando o assunto é melhoria contínua focada em processos organizacionais é comum já se ter ouvido falar de BPM (Business Process Management), que em poucas palavras, consiste em uma abordagem de gestão de processos de negócio com visão de um ciclo e que opera através da modelagem, análise, execução, controle e melhoria da operação da organização, buscando atingir resultados alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Esta proposta de desenvolvimento cíclico permite a melhoria contínua de processos onde, dentre diversas metodologias, é composto pelas etapas:

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Fonte: Autoria própria (autores)

É importante destacar que nem sempre as etapas ocorrem nesta mesma ordem e tampouco passa-se por todas as etapas.

De forma abrangente, a primeira fase é definida como a estratégia e planejamento do projeto, onde é estudado o alcance, objetivos almejados, além de outros pontos como escopo, prazo e esforço necessário.

Com esta etapa concluída, é realizado um assessment completo na organização, considerando análises com todos os pontos da cadeia de valor, estrutura organizacional e governança, envolvidos diretamente com os processos definidos no escopo de trabalho.

E após esta foto com a visão holística, entramos na etapa de desenho e modelagem, onde é feita a imersão detalhada nos processos e sistemas, com desenho da visão atual, análise e identificação de melhorias, simulação e então refinamento das mudanças identificadas.

Já a implantação é a etapa em que as pessoas de fato executam e participam do processo no seu cotidiano, e para isto é necessário todo o planejamento do entorno que sofrerá mudanças e impactos, com a visão dos acessos e disponibilização dos sistemas, treinamentos e preparação das pessoas envolvidas.

Além disso, é recomendado ter um plano de suporte no momento de estabilização, para eventuais refinamentos e planejamento da passagem do projeto para institucionalização do processo.

Quando a solução inclui automatização, através de RPA (Robotic Process Automation) ou mesmo um Sistema de informação baseado em BPM (Business Process Management) esse é o momento para implementar os processos na ferramenta escolhida com todas as configurações e integrações para o seu bom funcionamento.

A partir disso, uma vez que as pessoas estiverem executando o processo, é realizado a coleta das métricas e indicadores que serão utilizadas na etapa de monitoramento.

Com o entendimento dos resultados apresentados no monitoramento, bem como definições estratégicas da corporação, é possível identificar gargalos, pontos de melhoria, reforço em treinamento e comunicação e outros pontos que fazem parte da etapa de refinamento.

Dentro de todo o ciclo de melhoria contínua, o método de avaliação da plataforma de mapeamento de processos foca na etapa de Desenho e Modelagem.

A fim de apresentar como foi estruturado o método para analisar as ferramentas do mercado mais indicadas para serem utilizadas em projetos, obtido através do estabelecimento e aplicação de critérios, de acordo com a realidade de negócios, necessidade e contexto de cada projeto.

Para tal, foram realizadas pesquisas em fontes diversas, com foco maior em sites de análises, incluindo a percepção dos usuários de diversas ferramentas, rankeamentos, organizações, grupos focados em gestão de processos e relatórios de pesquisa de mercado, buscando levantar tanto as ferramentas mais difundidas no mercado quanto os critérios que mais contribuem na avaliação dos usuários.

Além da pesquisa, buscou-se utilizar os conhecimentos adquiridos no decorrer de diversos projetos executados pela everis para analisar quais os principais critérios relacionados à escolha de uma ferramenta, de forma que permitissem observar e comparar as diferentes plataformas sob a mesma ótica. Os critérios alcançados foram:

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Fonte: Autoria própria (autores)

1. O custo de uma ferramenta está diretamente relacionado ao orçamento do projeto a executar, bem como custos recorrentes que o cliente deverá estar ciente de arcar após o projeto;

2. Já o formato de uso se refere à utilização da ferramenta de forma online e / ou off-line, em que deve ser levada em consideração para projetos onde há uma equipe multidisciplinar trabalhando diretamente e simultaneamente nos mesmos processos, ou até mesmo quando o levantamento de processos é realizado com metodologia que envolvem trabalho em grupo, como workshops e dinâmicas, pois disponibiliza a visualização e edição do processo com maior facilidade;

3. A capacidade de integração com outras plataformas consiste na conectividade que algumas ferramentas de modelagem de processos possuem com parceiros ou até seus próprios produtos, posicionando a solução um patamar acima de um simples registro e controle de processos para uma plataforma integrada a outros aplicativos, como ERP e CRM por exemplo, e que lida com planejamento, monitoramento, análise, além de uma visão sistêmica da organização;

4. O quesito feature de interação está relacionado à forma como a plataforma dispõe o registro de versões, alterações e comentários dos processos. Este critério é muito valorizado quando há uma área de Qualidade e Gestão do Conhecimento, que disponha de uma equipe que organiza de forma centralizada os processos da empresa;

5. A interface / usabilidade facilita no momento da construção e edição dos processos, com por exemplo a navegabilidade entre Macroprocessos e processos, seleção de símbolos ao arrastar o mouse (drag and drop), alinhamento dos símbolos, ajuste automático do layout, localização e substituição de palavras e até a velocidade de resposta. Estes pontos devem ser levados em consideração principalmente quando trata-se de um projeto que prevê o mapeamento de um grande volume de processos ou mesmo de processos complexos;

6. Os formatos para exportação estão relacionados diretamente na forma de como o processo será apresentado / entregue, bem como as outras ferramentas que o cliente possui, e como exemplo temos a exportação para ferramentas de visualização, como PDF, imagem e html, bem como outras plataformas concorrentes mais difundidas no mercado, como Visio. Há ferramentas que também disponibilizam a exportação dos processos em Word de forma dissertada, ideal para construção de manuais e procedimentos;

7. Outro critério de comparação que foi utilizado são as notações suportadas pelas ferramentas, bem como a disposição de todos os símbolos utilizados para interpretar os processos. Em nossa análise levamos em consideração principalmente a disponibilidade das notações do BPMN, por serem as mais utilizadas no mercado, tanto para os nossos clientes quanto à consultoria de negócios em melhoria de processos;

8. E para finalizar — mas não menos importante — há a métrica relacionada à quantidade de features de validação, que facilita a identificação de inconsistências, tanto em questão gramatical e ortográfica, quanto as regras de notação dos símbolos, como por exemplo a utilização de um conector lógico de forma incorreta ou não terminar o processo com um símbolo “fim”.

Como um caso de uso aplicado desse método na realidade da consultoria foram levantadas 73 plataformas, dentre as quais 36 foram identificadas como mais aderentes ao foco de negócios.

Com a análise das ferramentas parametrizadas de acordo com os critérios, oito foram caracterizadas com maior foco no cotidiano da consultoria de negócios, com destaque na melhor usabilidade e notações suportadas. A figura abaixo ilustra a comparação realizada:

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Fonte: Autoria própria (autores)

Com tantas plataformas disponíveis no mercado, ter um método para avaliá-las se torna um diferencial, uma vez que irá utilizará a ferramenta que atende às suas necessidades, além de utilizar todas as capacidades, potencializando os resultados de negócios.

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